Erstellen von Serienbriefen
Dieser Abschnitt behandelt das erstellen von Serienbriefen mit Lotus Notes.
Immer wieder trifft man auf die Notwendigkeit Serienbriefe oder Serienmails zu erstellen, hier gibt es natürlich schon Werkzeuge die für diese Aufgabe genutzt werden können. Nehmen wir eine Textverarbeitung, mit nahezu jeder Standardtextverarbeitung können Serienbriefe erstellt werden. Aber können Sie etwa unter Lotus Notes Dokumente erstellen, die individuell Ihre Partner oder Kunden ansprechen, mit Anrede, Anschrift oder sonstigen individuellen Informationen.
Sie möchten individuelle Newsletter per Email versenden, wobei natürlich nicht der Verteiler im CC-Feld hinterlegt werden darf.
Benutzen Sie "Serien Text" für Lotus Notes um Ihre Serienbriefe oder Serienmails zu erstellen und zu versenden.
Datenquellen
Erstellen Sie einen Verweis auf eine Datenquelle, eine Datenquelle enthält die für Serienbriefe notwendigen Informationen der Empfänger.
Eine Datenquelle in "Serien Text" für Lotus Notes kann sowohl die integrierte Adressverwaltung als auch eine schon bestehende Adressverwaltung wie z.B. das Namen- und Adressbuch sein. Hier sind vielfältige Möglichkeiten gegeben um die Adressen aus unterschiedlichen Notes Datenbanken anzusprechen.
Vorlagen
Über Vorlagen steuern Sie den Inhalt der Serienbriefe, legen Sie in den Vorlagen fest wie der Serienbrief aussehen soll, benutzen Sie Platzhaltesymbole um die Inhalte aus den Datenquellen in den Vorlagen zu platzieren. Die Möglichkeiten der Textformatierungen unter Lotus Notes können Sie ebenso benutzen wie in Ihrer Email. Auch Dateianhänge um beispielsweise Informationsmaterial per Serienmails zu versenden wird unterstützt. In der Vorlage geben Sie die Datenquelle an die Sie mit der Vorlage verwenden möchten.
Das einfügen der Formel wird über einen Dialog gesteuert, Sie wählen ein bestehendes Feld, die zugrundeliegende Formel wird automatisch erstellt und eingefügt.
Serienbriefe / Serienmails erstellen
Über einen Schalter in der Vorlage generieren Sie für jede Adresse aus der Datenquelle ein Dokument, dieses Dokument enthält dann statt den Platzhaltern die
Informationen aus der Datenquelle. Die erstellten Serienbriefe werden sortiert nach Datum und Erstellen in Ansichten abgelegt.
Serienbriefe verteilen
Die erstellten Serienbriefe werden über die Verteilung wahlweise auf einem Drucker ausgegeben oder per Email versendet.
